Masz nawał pracy, szef zarzuca cię nowymi projektami, spotkanie goni spotkanie, a ty z wolna zaczynasz zapominać jak się nazywasz. Taka codzienność jest bolączką większości pracowników, niezależnie od wielkości firmy. Zarządzanie czasem jest jednym z najczęstszych tematów zawodowych szkoleń, a mimo to jego organizacja wciąż nastręcza trudności. Tymczasem istnieją skuteczne sposoby na uporządkowanie dnia pracy. Wymagają one przyjęcia i utrzymania pewnej dyscypliny, ale w rzeczywistości są naprawdę proste.

 

Zacznij skrupulatnie prowadzić kalendarz. Zapisuj w nim na bieżąco wszystkie pojawiające się zadania do wykonania i otwieraj go codziennie rano, żeby sprawdzić, co masz dzisiaj do zrobienia. Możesz też skorzystać z kalendarza elektronicznego w telefonie lub na komputerze, który daje możliwość ustawienia alarmów przypominających o nadchodzących terminach. Tradycyjny, papierowy kalendarz ma jednak pewną przewagę – odręczne wpisanie notatki sprawia, że łatwiej zapada ona w pamięć.

Kończ dzień planem na jutro. Z aktualnym kalendarzem łatwo będzie ci przygotować harmonogram działań na następny dzień. Uszereguj zadania według priorytetów i terminów realizacji. Jeśli nie masz w planach niczego, co musi być zrobione „na już, a najlepiej na wczoraj”, zacznij dzień od załatwienia spraw, które są najtrudniejsze. W ten sposób pozbędziesz się tematów, które ciążą na głowie i zabierają tym samym cenną energię. Zaplanuj też godziny, w których będziesz spożywać posiłki. Pozwoli to lepiej zorganizować twoją pracę, a przy okazji dobrze wpłynie na twój układ pokarmowy, bo jak wiadomo żołądek lubi regularne odżywianie.

Unikaj odkładania istotnych spraw na później. Większość wątków, które się pojawią w ciągu dnia (zwłaszcza w mailach) może nie dotyczyć bezpośrednio twojej pracy, a pilne tematy często takie nie są. Jeśli jednak coś wymaga uwagi, to się tym zajmij. Porzekadło „co masz zrobić jutro, zrób pojutrze – będziesz mieć dwa dni wolnego” w dzisiejszych realiach się nie sprawdza. Nieuświadomiona prokrastynacja, czyli tendencja do odraczania działań i decyzji, powoduje tylko spiętrzenie obowiązków, które z czasem zamieniają się w istny węzeł gordyjski.

Zrezygnuj z surfowania po Internecie, a przede wszystkim z odwiedzania portali społecznościowych (o ile nie jesteś specjalistą od social media). One najbardziej pożerają czas, którego i tak zazwyczaj brakuje. Przeglądanie postów, tweetów i artykułów na ulubionych blogach zostaw na wieczór. Jeśli wydaje ci się, że na buszowanie w sieci nie poświęcasz zbyt dużo czasu, zainstaluj na komputerze lub w smartfonie aplikację, która będzie cię z tego rozliczała. Statystyki mogą bowiem pokazać zupełnie co innego.

Wyłącz powiadomienia. Teoretycznie służą one informowaniu o nowej wiadomości po to, by nie odświeżać co pięć minut skrzynki odbiorczej. W rzeczywistości jednak powodują, że każdy nowy alert prowadzi do natychmiastowego sprawdzenia, co nowego wpadło, a w rezultacie rozproszenia uwagi. Rzadko kiedy są to informacje, które ważą o losach całej firmy, albo reszty twojego życia. Sprawy naprawdę pilne zazwyczaj są potwierdzane telefonem. Wypracuj zwyczaj sprawdzania nowych wiadomości rano i pod koniec dnia. Na początku będzie trudno, ale z czasem ułatwisz sobie tym utrzymanie potrzebnej koncentracji.

Na usprawnienie twojej pracy wpłynie także porządkowanie przeglądarki internetowej. Korzystaj z paska zakładek, zapisuj tam adresy, które będą ci potrzebne później i na koniec dnia usuwaj zakładki, z których nie będziesz korzystać jutro. To samo dotyczy plików – nie zapisuj wszystkiego na pulpicie, bo w pewnym momencie zabraknie na nim miejsca, a wizualny chaos też w niczym nie pomoże. Przemyślana i prosta struktura folderów i podfolderów pomoże w szybkim odnalezieniu potrzebnych danych.

Przekonaj rodzinę i znajomych, żeby w godzinach pracy nie dzwonili do ciebie z każdym najdrobniejszym problemem lub z przyjacielskim pytaniem „co słychać”. Jeśli jednak na telefonie pojawi się znajomy numer, a ty akurat nie masz czasu na pogawędkę lub nie chcesz, by coś cię rozproszyło, nie odbieraj. Oddzwonisz, gdy będziesz mieć chwilę przerwy. Poproś też, by nie wysyłano ci na służbowego e-maila prywatnych wiadomości, szczególnie z zabawnymi grafikami lub refleksyjnymi prezentacjami.

 

 

 

 

Komentarze (0)

Ocena 0 z 5 na podstawie 0 głosów
Bądź pierwszym Czytelnikiem, który skomentuje ten artykuł.

Skomentuj

Opublikuj komentarz jako gość.
Załączniki (0 / 2)
Udostępnij swoją lokalizację

NA DOKŁADKĘ

Mamy za dobrze, mamy za dużo
Mamy za dobrze, mamy za dużo
Kobiety biorą firmy w swoje ręce
Kobiety biorą firmy w swoje ręce
Kto się boi piątku trzynastego?
Kto się boi piątku trzynastego?
Naturalne farby do włosów
Naturalne farby do włosów
O samolotach z drewna i pilotach z żelaza
O samolotach z drewna i pilotach z żelaza
Work-life balance po polsku
Work-life balance po polsku
Agnieszki Bieńkowskiej radość tworzenia
Agnieszki Bieńkowskiej radość tworzenia
Cudowny eliksir z jabłek
Cudowny eliksir z jabłek
Arrow
Arrow
Slider